Jak skanować dokumenty? Poradnik krok po kroku.
Spis treści:
Podstawowe porady dotyczące skanowania. Czego potrzeba, żeby szybko i łatwo zapisać dokument w komputerze? Mimo, że komputery są wszędzie wokół nas, a urządzenia elektroniczne takie, jak smartfony są już niezbędne do normalnego funkcjonowania, wciąż jesteśmy zalewani falą bardziej i mniej ważnych papierów. Rachunki, umowy, paragony czy urzędowe pisma w dalszym ciągu w przeważającej większości wypadków mają formę papierową. A papier jest, jak wiadomo, nośnikiem bardzo nietrwałym. Nietrudno o kłopoty, gdy ważny dokument zostanie zalany kawą czy nadgryziony przez kota. Sam papier to najmniejszy problem, ale utrata zawartych na nim informacji może powodować poważne konsekwencje. Jest prosty sposób na ułatwienie sobie życia, zabezpieczenie i skatalogowanie w prosty sposób wszystkich ważnych papierków. Wystarczy je zeskanować i zapisać w pamięci czy smartfona. Ale, chociaż skanery są znane od dziesięcioleci, wciąż niechętnie z nich korzystamy. Spróbujemy pokazać tutaj dlaczego warto skanować swoje najważniejsze dokumenty i jak najłatwiej to robić.
Co daje skanowanie
Skanowanie ma jedną wadę. Wymaga minimalnego wysiłku. Pozostawianie stert mniej czy ważnych papierów na biurkach, półkach czy w szufladach wysiłku nie wymaga - ale to tylko pozorna oszczędność czasu i sił. Poświęcając regularnie, na przykład raz w tygodniu, kilku minut na archiwizowanie w komputerze najważniejszych dokumentów czy pamiątek w przyszłości zaoszczędzi ci o wiele więcej czasu, niż zajmie teraz. To inwestycja w spokój i porządek. Oto kilka najlepszych powodów na to, by skanować i archiwizować swoje dokumenty czy papierowe zdjęcia.
- Porządek. Jeśli twoje biurko wygląda jak tornado, które właśnie przetoczyło się przez nie tornado, jest szansa, że uporządkowanie i zeskanowanie wszystkiego co zalega na blacie sprawi, że będziesz szczęśliwszy i produktywniejszy.
- Oszczędność czasu. Zastanów się, ile czasu spędzasz na szukaniu ważnych dokumentów, które “gdzieś tu muszą być”. Dobrze zarchiwizowane i opisane dokumenty zawsze są na wyciągnięcie ręki, a jeśli archiwizujesz je w chmurze, możesz mieć do nich dostęp zawsze i wszędzie, a nie tylko wtedy, kiedy siedzisz przed swoim komputerem stacjonarnym.
- Bezpieczeństwo Wiesz, jak ważne jest tworzenie kopii zapasowych danych twojego komputera. To samo dotyczy dokumentów papierowych. W razie pożaru, zalania czy ataku dziećmi z kredkami, zawsze będziesz miał kopię bezpieczeństwa najważniejszych notatek czy umów.
- Łatwe dzielenie się dokumentami. Koniec z kserowaniem czy przesyłaniem umów, aktów czy rachunków kurierem albo ręczne przekazywanie ich osobie, której są potrzebne. Zeskanowane dokumenty możesz zawsze podesłać komuś innemu jednym kliknięciem.
- Oszczędność pieniędzy. Jeśli masz firmę, nawet małą, dzięki digitalizacji dokumentów będzie ono pracować wydajniej i będzie przygotowane na wszelkie sytuacje kryzysowe.
- Zysk dla środowiska. Po zeskanowaniu starych dokumentów możesz po prostu przekazać je do recyklingu, dzięki czemu powstaną z nich nowe, użyteczne przedmioty. Bez konieczności wycinania drzew.
Jak wybrać skaner?
Skanować dokumenty możesz nawet smartfonem (poniżej tłumaczymy dokładnie jak to zrobić), ale w zastosowaniach biurowych nadal najlepiej sprawdzają się skanery, bo dają dobrze oświetlone, ostre skany za każdym razem. Na rynku istnieje wiele różnych modeli skanerów, od prostych, tradycyjnych modeli biurkowych, przez i urządzenia łączące funkcje skanera, drukarki i faksu, po maszyny, które są w stanie automatycznie skanować pakiety dziesiątek czy setek stron. Przed wyborem warto zapoznać się z naszym tekstem, w którym tłumaczymy dokładnie, czym kierować się wybierając odpowiedni skaner.
Polecane skanery
Jak zeskanować dokumenty i zdjęcia skanerem?
Skanery i , czyli drukarki z wbudowanymi skanerami są już dość powszechnymi i niedrogimi urządzeniami. Są też łatwe w obsłudze - wystarczy kilka kroków, by urządzenie automatycznie przerzuciło do komputera archiwizowany dokument. Jak skanować dokumenty? Oto metody skanowania na najpopularniejszych urządzeniach - i na komputerach z podpiętym skanerem i na smartfonach z systemem iOS i Android.
Skanowanie dokumentów i zdjęć w Windows 10
Krok 1 Umieść dokument w skanerze stroną zadrukowaną do dołu. Upewnij się że skaner jest włączony i podłączony do komputera.
Krok 2 Kliknij logo Windows w lewym dolnym rogu ekranu.
Krok 3 W menu start wybierz wyszukiwanie i wpisz słowo “skan”. Spowoduje to wyszukanie wbudowanej w system Windows aplikacji do skanowania. Wybierz ją.
Krok 4 Kliknij opcję Nowe skanowanie. Ta opcja znajduje się w lewej górnej części okna aplikacji do skanowania. Otworzy się nowe okno.
Krok 5 Upewnij się, że skaner wybrany przez aplikację jest prawidłowy. Jeśli nie widzisz nazwy swojego skanera w górnej części okna lub na liście znajduje się niewłaściwy skaner, kliknij Zmień ... w prawej górnej części okna, a następnie wybierz nazwę właściwego skanera.
Krok 6 Wybierz typ dokumentu. Kliknij menu rozwijane „Profil”, a następnie wybierz z niego rodzaj dokumentu (np. Zdjęcie).
Krok 7 Wybierz kolor swojego dokumentu. Kliknij menu rozwijane „Format koloru”, a następnie wybierz opcję Kolor lub Czarno-biały.
Krok 8 Wybierz typ pliku. Kliknij menu rozwijane „Typ pliku”, a następnie kliknij typ pliku (np. PDF lub JPG), którego chcesz użyć do zapisania zeskanowanego dokumentu na komputerze. Podczas skanowania czegokolwiek innego niż zdjęcie najlepiej wybrać plik PDF.
Krok 9 Kliknij opcję Podgląd. Znajduje się na dole okna. Spowoduje to wyświetlenie wstępnego skanu, pokazującego, jak będzie wyglądał zeskanowany dokument. Jeśli dokument wydaje się przekrzywiony popraw jego położenie w skanerze.
Krok 10 Kliknij opcję Skanuj. Znajduje się na dole okna. Dokument rozpocznie skanowanie przy użyciu wybranych opcji i formatu.
Krok 11 Znajdź zeskanowany dokument. Aby to zrobić, wejdź do menu start i kliknij znajdującą się po lewej stronie ikonę “dokumenty” (przypomina kartkę z zagiętym rogiem). Następnie wejdź do folderu zeskanowane dokumenty.
Skanowanie na komputerach Mac
Krok 1 Umieść dokument w skanerze stroną zadrukowaną do dołu. Upewnij się również, że skaner jest włączony i podłączony do komputera.
Krok 2 Kliknij logo Apple w lewym górnym rogu ekranu. Pojawi się menu rozwijane.
Krok 3 Kliknij Preferencje systemowe (opcja znajduje się u góry menu).
Krok 4 Kliknij na Drukarki i skanery.
Krok 5 Wybierz swój skaner. Kliknij nazwę swojego skanera (lub drukarki) w lewej kolumnie.
Krok 7 Kliknij na kartę Skanuj. Jest na górze okna.
Krok 8 Kliknij na opcję Otwórz skaner. Z
Krok 9 Kliknij na przycisk Pokaż szczegóły w prawej dolnej części okna.
Krok 10 Wybierz typ pliku. Kliknij menu „Format”, a następnie kliknij typ pliku (np. PDF lub JPEG), którego chcesz użyć do zapisania pliku. Podczas skanowania czegokolwiek innego niż zdjęcie najlepiej wybrać plik PDF.
Krok 11 Wybierz, czy skan ma być kolorowy czy czarno-biały.
Krok 12 Wybierz lokalizację w której będzie zapisany plik. Kliknij menu rozwijane „Zapisz w”, a następnie kliknij folder, w którym chcesz zapisać zeskanowany dokument (np. Pulpit).
Krok 13 Kliknij opcję Skanuj. Znajduje się w prawym dolnym rogu okna.
Polecane komputery MAC
Skanowanie na telefonach z systemem Android
System Android posiada wbudowane narzędzia umożliwiające skanowanie dokumentów, w sklepie Play możesz też znaleźć inne, wyspecjalizowane aplikacje do skanowania które służą do tego samego celu i dodają, na przykład, opcję automatycznej korekty kształtu dokumentów, jeśli skanowałeś je trzymając aparat nie do końca równo nad ich powierzchnią. Taką aplikacją jest na przykład “Google Photoscan”Tutaj pokażemy najprostszą metodę wykorzystującą wbudowane narzędzia.
Krok 1 Otwórz Dysk Google. Jego ikona przypomina różnokolorowy trójkąt.
Krok 2 Wybierz miejsce, w którym chcesz zapisać skan. Kliknij na wybrany folder.
Krok 3 Dotknij ikonki plusa w prawym dolnym rogu ekranu. Pojawi się wyskakujące menu.
Krok 4 Dotknij opcji Skanuj. To ikona w kształcie kamery. Włączy się aparat twojego smartfona.
Krok 5. Skieruj aparat na dokument. Powinien być wyśrodkowany na środku ekranu, a aparat najlepiej trzymać bezpośrednio nad nim. Upewnij się, że dokument jest płaski i dobrze widoczny.
Krok 6. Naciśnij znajdujący się na dole przycisk migawki.
Krok 7 Zapisz skan przy pomocy ikonki w prawym dolnym rogu ekranu. Możesz dostosować i przyciąć skan, przeciągając małe kółka znajdujące się wokół jego krawędzi.
Krok 8 Jeśli chcesz stworzyć składający się z kilku zeskanowanych stron plik PDF, kliknij na plus i wybierz opcję zeskanuj kolejny element.
Krok 9 Zapisz zeskanowany dokument w telefonie.
Polecane smartfony
Skanowanie na iPhone
Krok 1 Kliknij na ikonę aplikacji Notatki.
Krok 2 Kliknij ikonę „Nowa notatka” w prawym dolnym rogu ekranu.
Krok 3 Kliknij znajdującą się u dołu ekranu ikonę w kształcie plusa. Na ekranie pojawi się menu.
Krok 4 Wybierz opcję “skanuj dokumenty”
Krok 5 Skieruj aparat na dokument. Powinien być wyśrodkowany i wyraźnie widoczny. Najlepiej trzymać aparat bezpośrednio nad nim, równolegle do powierzchni.
Krok 6 Kliknij przycisk migawki u dołu ekranu
Krok 7 wybierz opcję “zachowaj skan”. Możesz też przyciąć i wyrównać skan, przesuwając kulki które wyznaczają na ekranie jego krawędzie i narożniki.7
Krok 8 Wybierz opcję “zapisz”. Następnie wybierz format, np. PDF i wybierz “gotowe”.
Krok 9. Zapisz zeskanowany plik,
Podsumowanie
Czy te metody wydają się skomplikowane? Nic bardziej mylnego, rozpisaliśmy na punkty czynności, których wykonanie zajmuje kilka sekund dla przejrzystości. W praktyce skanowanie dokumentów i skanowanie zdjęć są procesem tak prostym, że nie powinien zająć więcej, niż kilka chwil, a tak zachowany plik będzie bezpieczny na dysku twojego urządzenia. Dla pewności, warto też zrobić jego opcję zapasową w chmurze (smartfony z Androidem i iPhone mogą to robić automatycznie), by móc odtworzyć go zawsze i z każdego miejsca na świecie.
Komentarze (0)