Audyt obiegu dokumentów - Co to jest? Wykonanie, czy warto?

Co to jest audyt obiegu dokumentów?

Jest to dokładna analiza procesu obiegu dokumentów papierowych i cyfrowych wewnątrz firmy. Jego weryfikacja realizowana jest w oparciu o strategiczne cele firmy – sprawdzane jest to, czy obieg ma pozytywny wpływ na ich realizacji czy może wręcz przeciwnie, prowadzi do pogorszenia skuteczności działania przedsiębiorstwa w tym względzie. Audyt realizowany jest również po to, aby ocenić poziom zabezpieczenia poszczególnych dokumentów, zwłaszcza tych uznanych za priorytetowe dla firmy. Cały proces przeprowadzany jest przez osoby z zewnątrz, które specjalizują się w tego typu kontrolach.

Realizacja audytu obiegu dokumentów pozwala więc nie tylko wskazać ewentualne sfery spowalniające bądź blokujące pewne procesy, ale również przekłada się na poprawę komunikacji wewnątrz firmy. Nie należy zapominać także o niezwykle ważnej kwestii bezpieczeństwa informacji –powinna mieć ona kluczowe znaczenie dla każdego przedsiębiorstwa.

Na czym polega audyt dokumentów?

Nie można wskazać jednego modelu realizacji audytu. Może on bowiem zostać wykonany na kilka różnych sposobów, dostosowanych do sposobu archiwizacji dokumentów i ich krążenia wewnątrz firmy. Na samym początku kontrolerzy sprawdzają, w jakiej proporcji występują dokumenty papierowe i w formie elektronicznej.

Dopiero potem opracowywana jest strategia audytowa, która uwzględnia również najważniejsze cele firmy oraz jej politykę dokumentacji. Sprawdzane są między innymi formy przekazywania dokumentów między poszczególnymi działami, a także poziom zabezpieczeń.

Dlaczego warto zdecydować się na audyt dokumentów?

Powodów jest co najmniej kilka. Wskazać należy przede wszystkim na możliwość wzrostu wydajności przedsiębiorstwa. Gdy dokumenty i informacje na nich zawarte będą przekazywane sprawnie, znacznie skróci się czas realizacji poszczególnych zadań, co oczywiście będzie miało pozytywny wpływ na zdolność produkcyjną bądź usługową. Co jeszcze daje odpowiednio przeprowadzony audyt dokumentów?

• Pozwala rozpocząć reorganizację działalności firmy – nie tylko pod kątem obiegu dokumentów.
• Jego przeprowadzenie często pozwala wykryć poważne luki w systemie zabezpieczeń, dzięki czemu przedsiębiorstwo jest w stanie uniknąć wielu potencjalnie groźnych sytuacji.
• Ze względu na to, że kontrola wykonywana jest przez podmiot niezależny, pozwala ona na otrzymanie jasnego, obiektywnego komunikatu na temat sposobu działania firmy.
• Audyt może posłużyć do oceny pracy poszczególnych działów i pracowników.

Dlaczego Morele?

Grupa Morele.net dysponuje kilkunastoletnim doświadczeniem w branży IT, które przekłada się na doskonałą znajomość wszelkich procesorów związanych z obiegiem informacji w firmach, a także najważniejszych norm i zasad dotyczących tego procesu.  Ze względu na uczestnictwo w opracowywaniu standardów organizacyjnych i szeroką wiedzę, Morele.net jest w stanie zrealizować profesjonalny audyt z uwzględnieniem indywidualnego charakteru każdego przedsiębiorstwa.